四級檔案編號規則

質量管理體系檔案編號規定和標識規則

一、一級檔案（質量手冊）編號規定

質量手冊編號由三部分組成：

第一部分：公司英文簡寫，即XX

第二部分：檔案級別。質量手冊的檔案級別用A表示。

第三部分：版本號。版本號從0開始，第一次修改變為1，第二次修改變為2，依此類推。

舉例：

質量手冊

XX – A – 0

英文簡寫版本號

二、二級檔案（程式檔案）編號規定

程式檔案編號由四部分組成：

第一部分：公司英文簡寫，即XX。

第二部分：檔案級別。程式檔案的檔案級別用B表示。

第三部分：流水號。用1、2、3……依次排序。

第四部分：版本號。版本號從0開始，第一次修改變為1，第二次修改變為2，依此類推。

舉例：

程式檔案版本號

XX – B – 1 - 0

英文簡寫流水號三、三級檔案編號規定

三級檔案編號由五部分組成：

第一部分：公司英文簡寫，即XX。

第二部分：檔案級別。三級檔案的檔案級別用C表示。

第三部分：檔案類別。

三級檔案包括：工作依據、作業指導書、崗位職責。

a）工作依據型別：

“法規”表示為“FG”

“規章”表示為“GZ”

“公司內部制度”表示為“ZD”（意為“制度”）

“其他檔案”表示為“QT”（意為“其他”）

b）作業指導書

作業指導書按用途分類，可分為：規範類、指南類、標準類、綜合類。

“規範”用“GF”表示

“指南”用“ZN”表示

“標準”用“BZ”表示

c）崗位職責用“ZZ”表示

第四部分：流水號。用1、2、3……依次排序。

第五部分：版本號。版本號從0開始，第一次修改變為1，第二次修改變為2，依此類推。

舉例：

三級檔案流水號

XX – C –（LB）– 1 – 0

英文簡寫檔案類別版本號

四、四級檔案編號規則

四級檔案編號由五部分組成（每部分中間以“-”連線）：第一部分：公司英文簡寫，即XX

第二部分：檔案級別。四級檔案的檔案級別用D表示。

第三部分：四級檔案型別

四級檔案型別由三部分組成：用途+使用範圍

a）按用途分類，可分為：註冊類、臨床類、服務類、檢查類、調查類、綜合類、其他類。

“註冊類”用“ZC”表示

“臨床類”用“LC”表示

“服務類”用“FW”表示

“檢查類”用“JC”表示

“綜合類”用“ZH”表示

“其他類”用“QT”表示

b）按使用範圍分類，可分為：對內、對外。

“對內”用“N”表示，即僅在公司內部流轉；

“對外”用“W”表示，即需在公司外部流轉；

第四部分：流水號。同類型文書用1、2、3……依次排序；不同型別文書分別獨立編排流水號。

第五部分：版本號。

版本號從0開始，第一次修改變為1，第二次修改變為2，依此類推。

舉例：

四級檔案使用範圍版本號

XX – D –（LX）N – 5 – 0

英文簡寫型別流水號

五、質量管理體系檔案標識規則

1、質量管理體系紙質檔案的受控狀態分為“受控”和“非受控”兩種。公司內發放及提供給認證機構的為受控檔案，發放時應加蓋“受控”印章，並編分發號。發往公司外的檔案屬非受控檔案。

答，檔案編碼一般由公司程式碼、檔案程式碼、年號程式碼、檔案序號組成。檔案級別、程式碼及類別一般為：檔案級別，程式碼，檔案型別，備註。

四級檔案，GT

工作檔案

溝通檔案、記錄資料、表格

四級檔案（工作檔案）編號方法：

記錄序號

檔案序號

記錄程式碼

檔案程式碼

公司程式碼

公司程式碼